Cet article est la suite de notre article « Apprentissage, mirage ou pépite ?  » mais peut aussi se lire seul comme un mini-guide du recrutement (apprenti ou salarié classique). Les 2 articles s’adressent plutôt à des TPE de moins de 20 salariés. Ce deuxième article a pour but de vous donner des outils intellectuels et pratiques pour réussir votre recrutement. La plupart des conseils s’applique à tous types de recrutement et sont basés sur une diversité d’expériences de recruteurs. 

Les étapes pour recruter

Les étapes spécifiques à l’apprentissage ont un (A) en début

Etapes préparatoires spécifiques aux apprentis :  

1. (A) Prendre contact avec votre OPCO pour vérifier les règles de prise en charge pour un apprenti (typiquement proche de 7000€/an) 
2. (A) Déterminer le besoin que l’apprenti devra remplir une fois formé 
3. (A) Définir les étapes clés de la formation et les compétences visées en fin de formation
4. (A) Basé sur les compétences visées, extrapoler les compétences initiales et définir le profil de l’apprenti
5. (A) Choisir le tuteur ou le maître d’apprentissage du futur apprenti 
6. (A) Identifier le format de formation qui vous convient pour présélectionner les CFA
7. (A) Vérifier le coût de la formation
8. (A) Analyser la qualité du CFA, du cursus et du suivi de l’apprenti

Etapes préparatoires pour tous (apprenti et salarié)  :  

1. Définir les missions et les compétences souhaitées
2. Définir le profil du salarié recherché
3. Préparer l’annonce pour l’offre d’emploi

Etapes actives du recrutement :

1. (A) Prendre contact avec les CFA et vérifier votre annonce avec eux 
2. Préparer 2 trames d’entretiens, une pour le distanciel, une pour le présentiel
3. Première sélection sur CV : Gardez l’esprit ouvert et ne vous donnez pas de critères trop stricts, le CV est un outil très imparfait et donc parfois trompeur
4. Entretien distanciel ou téléphonique : un premier contact qui devrait vous permettre d’exclure les farfelus et les égarés
5. Deuxième sélection : En fonction des premiers entretiens et suivant le nombre de candidats·es restants·es il est possible que cette sélection ne soit que de 50%
6. Entretien présentiel avec le décideur et le tuteur (A) ou le manager (salarié) : Si tout s’est bien passé vous n’avez plus qu’à choisir parmi 2 ou 3 candidats
7. Signer le contrat
8. Bis (A)Signer le contrat avec l’apprenti et le CFA. Contrat CERFA pré rempli par le CFA mais attention aux erreurs
9. Onboarding : Préparer l’arrivée du nouvel arrivant

Ne pas sous-estimer les difficultés du recrutement

Beaucoup de gens pensent que recruter est un processus de bon sens : je sais ce que je veux et j’interview les candidats·es pour trouver ce que je cherche. Vous aurez peut-être de la chance avec cette approche, mais vu le temps et les enjeux pour votre entreprise êtes-vous vraiment prêt à tenter pile ou face avec une pièce lestée du mauvais côté ? A cela s’ajoute le risque de détériorer l’ambiance et la dynamique de travail en faisant un mauvais recrutement  généralement sous-estimé. 

Statistiquement le recrutement échoue souvent, une fois sur trois pour les optimistes, une fois sur deux pour les pessimistes. Les taux de réussite ne sont pas les mêmes pour les TPE (54%) que pour les grands groupes (70%)^[1]. Les grands groupes recrutent plus régulièrement et peuvent faire appel en interne et en externe à des spécialistes. Une étude de la DARES démontre aussi que l’inexpérience des recruteurs TPE est un des facteurs majeurs d’échecs^[2].

Les clés de la réussite : biais cognitifs, leviers de motivations et processus rigoureux.  

Si vos attentes et vos objectifs sont mal définis ou déraisonnables vous allez au-devant de déconvenues, voire d’un désastre. 

Les biais cognitifs : c’est quand notre esprit prend des raccourcis pour être plus efficace. Dans un recrutement c’est contre-productif car vous commettez des erreurs qui ont l’apparence de la rationalité. Connaître ces biais cela aide à être réellement rationnel et à objectiver votre analyse.

Les leviers de motivations : Les entretiens servent autant à confirmer les compétences recherchées qu’à identifier les leviers de motivations de chaque candidat. Il ne faut pas penser les leviers individuellement mais en tant que combinaisons. Certaines combinaisons de leviers ne seront pas compatibles avec ce que votre entreprise peut offrir, le désastre est quasi assuré dans ces cas-là. D’autres combinaisons de leviers seront en adéquation parfaite, le graal du recruteur.

Un processus rigoureux : Le recrutement c’est gérer de l’humain (donc de l’affect) pour obtenir un résultat à 80% rationnel et 20% intuitif. Pour arriver à 80% de rationnel il faut pouvoir comparer les entretiens, qui sont 100% d’interactions humaines.  Un processus bien défini et suivi de façon constante créera des résultats exploitables.  

• On donne à peu-près le même temps à tout le monde.  
• On pose les mêmes questions dans le même ordre  
• On note les questions des candidats·es 

Une bonne méthodologie et une rigueur dans son application produisent des résultats plus facilement comparables. Cela diminue les risques intrinsèques du recrutement, surtout si c’est couplé avec une attention aux biais cognitifs de recrutement.  

A Propos de l’annonce 

Soyez honnêtes avec vous-mêmes et dans votre annonce : Identifiez bien vos attentes et besoins. Si cela couvre un champ très large, demandez-vous si cela ne correspond pas à 2 postes.  

Soyez explicite et précis. Ce qui est logique et évident pour vous ne l’est pas automatiquement pour quelqu’un d’externe.  

De notre point de vue une annonce bien structurée contient :  

• Contexte : quelques mots sur l’entreprise et la dynamique derrière le recrutement 
• Missions : Les missions (vision d’ensemble) et les compétences métiers (verbes d’actions) 
• Profil recherché : Expériences, connaissances et compétences transversales, niveau d’autonomie attendu. 
• Les avantages : titres restaurants, % de remboursement du Navigo, mutuelle et % de prise en charge par l’entreprise, congés, télétravail, etc… Plus le métier est en tension, plus vous avez intérêt à être compétitif et explicite à propos de la rémunération. Préciser les avantages qui ne seront disponibles qu’après apprentissage. 

Diffuser l’annonce sur les bons canaux. Pour certains métiers en tension c’est même à vous d’aller chercher les candidats (via les réseaux professionnels et LinkedIn) 

A propos des entretiens 

Soyez honnêtes avec les candidats.

Un entretien est un moment d’échange structuré et guidé par vous mais où le candidat doit être mis à l’aise pour poser les questions qui l’intéressent. Ces questions sont très révélatrices de ses inquiétudes, forces et motivations. Noter les questions du candidat, cela peut faire la différence pendant le process de sélection, car ses questions vous remettre en mémoire le processus intellectuel du candidat.   

C’est un moment stressant pour tout le monde, la bienveillance peut aider. 

Être toujours les mêmes 2 recruteurs pour tous les entretiens est l’idéal ! L’expérience montre que changer la paire, ou un des deux, rend les comparaisons impossibles car les biais cognitifs de chacun s’additionnent, et non se compensent.  

Donnez-vous un rôle. Chez K&A Formation on aime le format un lead et un observateur. L’observateur peut intervenir de façon limitée, son rôle étant d’être un œil externe et d’observer ce que le lead peut manquer pendant les échanges (body language notamment). D’autres rôles sont possibles comme good cop/bad cop. Cela dépend de vos personnalités et de vos styles.  

Poser les mêmes questions à chaque candidat aide à réduire vos biais cognitifs et donne une base plus objective de comparaison. Donc, soyez rigoureux dans l’utilisation des trames d’entretiens. Il arrive que l’on modifie la trame après le premier entretien, ce qui est légitime, mais il ne faut plus la modifier après.  

La rigueur et la standardisation crée un peu de froideur. Compensez la froideur du processus avec de la bienveillance, des sourires et même une petite explication sur le fait que vous avez un script pour réduire les biais d’entretien et essayer d’être le plus équitable possible avec tous les candidats. Cela montrera à la fois une structuration de votre démarche et votre équité, des points auxquels de nombreux candidats.es sont sensibles. 

Une bonne trame d’entretiens contient au moins, et plutôt dans cet ordre :   

• Le déroulé de l’entretien, que vous expliquerez au candidat 
• Présentation rapide de l’entreprise et de la motivation du recrutement 
• Présentation du poste 
• Demandez au candidat de se présenter dans les grandes lignes, mais cadrez la présentation, 3 à 5mn c’est normal, au-delà votre entretien commence à perdre de sa structure. Phrase utilisable pour recadrer et reprendre le contrôle « C’est intéressant et on approfondira au cours des questions que j’ai à vous poser. Il est important pour nous d’être équitable avec tous les candidats » 
• Les questions prédéfinies doivent vous permettre de faire parler le candidat de sa formation, de ses expériences et de ses compétences pertinentes pour le poste (techniques, transversales et interpersonnelles). Poussez-le à expliquer où, quand et comment les compétences qui vous intéressent ont été mises en œuvre. N’hésitez pas à prévoir des prompts de relance, pour qu’il approfondisse un point, ou juste pour l’aider à sortir de sa coquille. Des questions sur son intérêt et son adéquation au poste peuvent être assez efficaces. 
• Un espace pour noter ses questions et remarques. 
• Vous pouvez aussi garder un champ « analyse de l’entretien » pour faire des notes à chaud 

Le but de l’entretien est aussi d’avoir un ressenti émotionnel sur la personne. Si vous ne pensez pas qu’elle s’intégrera bien dans l’équipe, ne faites pas rentrer la discorde ou la mauvaise humeur dans votre équipe. 

Il est fréquent que des candidats très prometteurs se révèlent décevants alors que d’autres brillent. Si vous avez suivi les recommandations de cet article, alors vous devriez avoir 2, ou 3, candidats à départager pour le choix final. Il arrive aussi qu’un choix s’impose comme une évidence. En revanche, si vous n’avez pas de candidats réellement satisfaisants, soit vous n’avez pas diffusé sur les bons canaux (rechercher mieux les canaux pertinents), soit votre annonce ne reflète pas réellement ce que vous offrez et cherchez (retour à la définition du poste et de l’annonce). 

Onboarding

Onboarding fait référence à l’embarquement à bord du bateau entreprise alors que le terme français « intégration » a plus une connotation d’assimilation, « resistance is futile » (the Borg). La diversité est une force et une réserve de ressources. Le onboarding est pertinent dès le 2^ième ou 3^ième salarié. 

Une période bien réfléchie de onboarding augmente l’esprit d’équipe, la compréhension et la satisfaction de la nouvelle personne. A terme elle atteindra son optimum de productivité plus rapidement.  

Préparer le onboarding est un investissement temps qui vous permet au passage de réfléchir à vos processus internes et possiblement d’améliorer la productivité de l’entreprise.  

Le onboarding est par définition très spécifique à votre entreprise et peut être plus ou moins informel. Il est bon de commencer par une présentation de l’entreprise, du marché et de ces règles. Ensuite on peut présenter les collègues, pointer les interactions probables, expliquer les processus et procédures internes  

En conclusion

Recruter un apprenti et recruter un salarié « standard » sont des démarches avec beaucoup de similarités et quelques belles différences.  

Être toujours conscient de vos biais cognitifs et vous auto-challenger est au cœur d’une démarche saine de recrutement.  

Soyez bienveillant avec vos candidats·es, c’est plus agréable et ça participe à révéler ce qu’ils ont vraiment dans le ventre. 

Identifiez bien les leviers de motivations de vos candidats pour vous assurer de l’adéquation entre votre offre, ce qu’ils vivront dans votre entreprise et leurs attentes. 

C’est seulement au prix de ces honnêtetés intellectuelles, de votre bienveillance et votre attention aux leviers de motivations de vos candidats que vous mettrez réellement toutes vos chances de votre côté.